MÔ TẢ CÔNG VIỆC

AREA SALES MANAGER – ĐỊA BÀN LONG AN, TIỀN GIANG, BẾN TRE

1. Thông tin vị trí

• Chức danh: Area Sales Manager – ASM.

• Địa bàn phụ trách: Long An, Tiền Giang và Bến Tre.

• Ngành hàng: Dược phẩm, sinh phẩm và vật tư y tế.

• Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Kinh doanh khu vực.

• Phối hợp: KAM, Sale Admin, Khoa Dược, bộ phận Thầu, Marketing, Medical, Kế toán và Giao nhận.

2. Mục tiêu công việc

Chịu trách nhiệm toàn diện về doanh số, độ phủ sản phẩm, hàng trúng thầu, công nợ, khách hàng và hoạt động phát triển thị trường tại ba tỉnh Long An, Tiền Giang và Bến Tre.

ASM phải bảo đảm:

• Hoàn thành chỉ tiêu doanh số theo tháng, quý và năm.

• Khai thác tối đa số lượng hàng đã trúng thầu.

• Phát triển sản phẩm mới và sản phẩm ngoài thầu.

• Xây dựng quan hệ bền vững với bệnh viện, KOL và khách hàng.

• Thu hồi công nợ đúng hạn, hạn chế nợ trên 75 ngày.

• Thu thập đầy đủ dữ liệu thị trường, đối thủ và kế hoạch đấu thầu.

3. Nhiệm vụ chính

3.1. Quản trị địa bàn và khách hàng

• Lập danh sách đầy đủ các bệnh viện công lập, bệnh viện tư nhân, bệnh viện chuyên khoa và trung tâm y tế có tiềm năng.

• Phân loại bệnh viện theo nhóm A, B, C dựa trên doanh số, năng lực chuyên môn và khả năng sử dụng sản phẩm.

• Xây dựng kế hoạch làm việc riêng cho từng tỉnh và từng bệnh viện.

• Bảo đảm mỗi bệnh viện trọng điểm đều có hồ sơ khách hàng cập nhật.

• Theo dõi sự thay đổi về nhân sự, chức danh, cơ cấu khoa phòng và người quyết định mua hàng.

3.2. Quản lý bán hàng và hàng trúng thầu

• Nắm rõ từng sản phẩm đã trúng thầu tại mỗi bệnh viện, bao gồm:

  • Số lượng trúng thầu.

  • Số lượng đã thực hiện.

  • Số lượng còn lại.

  • Thời hạn hợp đồng.

  • Tiến độ gọi hàng.

  • Nguy cơ không hoàn thành thầu.

• Lập kế hoạch bán hàng theo tháng cho từng bệnh viện và từng sản phẩm.

• Làm việc với Khoa Dược, phòng Vật tư và các khoa sử dụng để thúc đẩy dự trù, gọi hàng và sử dụng.

• Báo cáo sớm các trường hợp hàng trúng thầu chậm triển khai, có nguy cơ mất thầu hoặc không sử dụng hết số lượng.

• Không để thiếu hàng tại bệnh viện do ASM không dự báo hoặc không phối hợp kịp thời.

3.3. Phát triển sản phẩm và nhu cầu lâm sàng

• Hiểu rõ công dụng, chỉ định, đối tượng bệnh nhân và khoa sử dụng của từng sản phẩm phụ trách.

• Xác định đúng các khoa cần tiếp cận như:

  • Khoa Dược.

  • ICU/Hồi sức tích cực.

  • Cấp cứu.

  • Gây mê hồi sức.

  • Thần kinh.

  • Huyết học.

  • Nhi.

  • Sản và Sơ sinh.

  • Truyền nhiễm.

  • Tiêu hóa – Gan mật.

  • Thận – Lọc máu.

  • Ngoại khoa và các khoa chuyên môn liên quan.

• Thu thập số ca bệnh, phác đồ điều trị, mức sử dụng hiện tại và nhu cầu dự kiến.

• Xác định sản phẩm cạnh tranh, giá bán, nhà cung cấp, tình trạng trúng thầu và mức độ sử dụng.

• Đề xuất hội thảo, sinh hoạt khoa học hoặc báo cáo chuyên đề để mở rộng nhận biết và sử dụng sản phẩm.

• Phối hợp với bộ phận Medical khi trao đổi các nội dung chuyên môn; không cung cấp thông tin ngoài chỉ định hoặc tài liệu được phê duyệt.

3.4. Quản lý KOL và chăm sóc khách hàng

ASM phải xây dựng và thường xuyên cập nhật danh sách:

• Ban Giám đốc bệnh viện.

• Trưởng, phó Khoa Dược.

• Dược sĩ phụ trách mua hàng, dự trù và đấu thầu.

• Trưởng, phó các khoa lâm sàng.

• Bác sĩ trực tiếp chỉ định và sử dụng sản phẩm.

• Điều dưỡng trưởng.

• Phòng Tài chính – Kế toán.

• Phòng Vật tư, Kế hoạch tổng hợp và các đầu mối liên quan.

Thông tin tối thiểu cần quản lý:

• Họ tên và chức danh.

• Khoa/phòng.

• Số điện thoại và phương thức liên hệ.

• Vai trò trong quá trình quyết định sử dụng hoặc mua hàng.

• Mức độ quan hệ hiện tại.

• Ngày sinh nhật và các dịp chăm sóc phù hợp.

• Nội dung đã làm việc và kế hoạch tiếp cận tiếp theo.

Hoạt động chăm sóc khách hàng phải đúng quy định của công ty và pháp luật, có mục tiêu rõ ràng, dự toán chi phí và báo cáo kết quả.

3.5. Quản lý đấu thầu và cài danh mục

• Nắm kế hoạch mua sắm và thời gian xây dựng danh mục của từng bệnh viện.

• Theo dõi thời điểm lập dự trù, trình danh mục, mời thầu, đánh giá thầu và ký hợp đồng.

• Thu thập cấu hình kỹ thuật, tiêu chí chuyên môn, quy cách và nhu cầu sử dụng thực tế.

• Phối hợp với bộ phận Thầu kiểm tra khả năng đáp ứng hồ sơ, giá và điều kiện thương mại.

• Đề xuất sản phẩm phù hợp để đưa vào danh mục trên cơ sở nhu cầu chuyên môn hợp pháp, minh bạch.

• Tuyệt đối không thực hiện hành vi can thiệp trái quy định hoặc làm sai lệch hồ sơ đấu thầu.

3.6. Quản lý công nợ

• Nắm chi tiết công nợ của từng bệnh viện theo hóa đơn.

• Theo dõi ngày xuất hóa đơn, hạn thanh toán và tuổi nợ.

• Chủ động nhắc thanh toán trước khi công nợ đạt 75 ngày.

• Lập kế hoạch thu hồi đối với các khoản sắp đến hạn, quá hạn và trên 75 ngày.

• Phối hợp với Kế toán đối chiếu công nợ và xử lý chứng từ còn thiếu.

• Báo cáo ngay những khoản nợ có nguy cơ kéo dài hoặc tranh chấp.

• Không đề xuất giao hàng vượt hạn mức nếu chưa có phê duyệt.

3.7. Quản lý kế hoạch làm việc

• Lập kế hoạch tuần trước khi bắt đầu tuần làm việc.

• Mỗi lần đến bệnh viện phải xác định rõ:

  • Người cần gặp.

  • Sản phẩm cần trao đổi.

  • Mục tiêu cuộc gặp.

  • Vấn đề cần xử lý.

  • Kết quả mong muốn.

• Cập nhật kết quả làm việc trong ngày.

• Không báo cáo đơn thuần “đã ghé bệnh viện”; phải thể hiện kết quả, thông tin mới và bước hành động tiếp theo.

• Sắp xếp lịch làm việc hợp lý giữa ba tỉnh, ưu tiên bệnh viện có doanh số lớn, tồn thầu cao, công nợ đến hạn hoặc cơ hội phát triển rõ ràng.

4. Chế độ báo cáo

Báo cáo hằng ngày

• Bệnh viện và khách hàng đã gặp.

• Nội dung, kết quả làm việc.

• Đơn hàng hoặc nhu cầu phát sinh.

• Tình hình tồn thầu và gọi hàng.

• Công nợ cần xử lý.

• Hoạt động tiếp theo và thời hạn hoàn thành.

Báo cáo hằng tuần

• Doanh số thực hiện so với kế hoạch.

• Tiến độ từng bệnh viện trọng điểm.

• Sản phẩm có nguy cơ không đạt.

• KOL mới và mức độ quan hệ.

• Đối thủ và biến động thị trường.

• Kế hoạch tuần tiếp theo.

Báo cáo hằng tháng

• Doanh số theo tỉnh, bệnh viện và sản phẩm.

• Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu.

• Tiến độ thực hiện hàng trúng thầu.

• Công nợ và tuổi nợ.

• Cơ hội bán hàng tháng tiếp theo.

• Tiến độ đưa sản phẩm mới vào danh mục.

• Đề xuất hỗ trợ từ công ty.

5. Chỉ tiêu đánh giá – KPI

6. Quyền hạn

• Đề xuất kế hoạch bán hàng, chương trình khoa học và hoạt động chăm sóc khách hàng.

• Đề xuất chính sách thương mại trong phạm vi được phân quyền.

• Yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin phục vụ bán hàng, đấu thầu, giao hàng và thu hồi công nợ.

• Đề xuất tạm ngừng giao hàng đối với khách hàng có rủi ro công nợ.

• Đề xuất đào tạo sản phẩm, hỗ trợ Medical hoặc lãnh đạo đi thị trường.

• Được tiếp cận dữ liệu cần thiết theo phạm vi công việc và quy định bảo mật của công ty.

7. Yêu cầu năng lực

• Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học các ngành Dược, Y, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.

• Có kinh nghiệm kinh doanh dược phẩm, sinh phẩm hoặc vật tư y tế tại bệnh viện.

• Ưu tiên ứng viên hiểu thị trường Long An, Tiền Giang và Bến Tre.

• Có khả năng xây dựng quan hệ với Khoa Dược, khoa lâm sàng, KOL và bộ phận mua sắm.

• Biết đọc và quản lý dữ liệu doanh số, tồn thầu, hợp đồng và công nợ.

• Có khả năng lập kế hoạch, đi thị trường thường xuyên và làm việc độc lập.

• Trung thực, trách nhiệm, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định.

• Có phương tiện di chuyển và sẵn sàng công tác liên tỉnh.

8. Tiêu chuẩn hoàn thành công việc

ASM được xem là hoàn thành tốt nhiệm vụ khi:

• Đạt doanh số và tỷ lệ thực hiện thầu được giao.

• Không để mất doanh số do thiếu theo dõi, thiếu dự báo hoặc bỏ sót khách hàng.

• Kiểm soát tốt công nợ, đặc biệt các khoản gần và trên 75 ngày.

• Có dữ liệu đầy đủ về bệnh viện, KOL, khoa sử dụng, đối thủ và kế hoạch thầu.

• Mỗi bệnh viện trọng điểm đều có kế hoạch hành động và người chịu trách nhiệm cụ thể.

• Tạo được cơ hội phát triển sản phẩm mới, không chỉ duy trì đơn hàng hiện có.

• Báo cáo trung thực, đúng thời hạn và có giải pháp xử lý rõ ràng.