MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NHÂN VIÊN GIAO HÀNG KIÊM BẢO VỆ CHI NHÁNH

1. Thông tin vị trí

• Chức danh: Nhân viên Giao hàng kiêm Bảo vệ.

• Bộ phận: Hành chính – Kho vận.

• Nơi làm việc: Chi nhánh Công ty.

• Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Chi nhánh hoặc người được phân công.

• Phối hợp công việc: Thủ kho, Kế toán, Sale Admin, ASM/KAM và nhân viên văn phòng.

2. Mục tiêu công việc

Thực hiện giao nhận hàng hóa, thuốc và chứng từ đúng khách hàng, đúng số lượng, đúng thời gian, bảo đảm an toàn và điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển; đồng thời bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh, trật tự và kiểm soát người, phương tiện ra vào chi nhánh.

3. Nhiệm vụ giao hàng

3.1. Tiếp nhận hàng và chứng từ

• Tiếp nhận kế hoạch giao hàng từ Thủ kho, Sale Admin hoặc người phụ trách.

• Kiểm tra thông tin trên phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận và các chứng từ đi kèm.

• Đối chiếu tên hàng, số lượng kiện, địa chỉ giao hàng, người nhận và yêu cầu bảo quản.

• Kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong và phương tiện vận chuyển trước khi nhận hàng.

• Ký xác nhận nhận hàng và chịu trách nhiệm về hàng hóa kể từ thời điểm bàn giao.

3.2. Vận chuyển và giao hàng

• Sắp xếp lộ trình giao hàng hợp lý, bảo đảm đúng thời gian quy định.

• Giao hàng đúng bệnh viện, khách hàng, khoa dược, kho dược hoặc địa điểm được chỉ định.

• Bảo quản hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển theo hướng dẫn của Công ty.

• Không để thuốc tiếp xúc trực tiếp với nắng, mưa, nguồn nhiệt, hóa chất hoặc môi trường có nguy cơ làm ảnh hưởng chất lượng.

• Đối với hàng yêu cầu kiểm soát nhiệt độ, phải sử dụng phương tiện, thùng bảo quản và thiết bị theo dõi phù hợp theo quy trình của Công ty.

• Không tự ý mở kiện, thay đổi bao bì, chia nhỏ, chuyển giao cho người không có trách nhiệm hoặc để hàng hóa không có người trông coi.

• Yêu cầu khách hàng kiểm tra hàng và ký, ghi rõ họ tên trên chứng từ giao nhận.

• Thu hồi đầy đủ phiếu giao hàng, biên bản, hóa đơn hoặc chứng từ đã được khách hàng ký xác nhận.

• Báo ngay cho người phụ trách khi khách hàng từ chối nhận hàng, thay đổi địa điểm giao, phát hiện sai lệch hoặc hàng hóa có dấu hiệu bất thường.

3.3. Giao nhận chứng từ và thu tiền

• Giao hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ thầu và các chứng từ khác theo phân công.

• Nhận lại chứng từ từ khách hàng và bàn giao cho đúng bộ phận trong ngày hoặc theo thời hạn quy định.

• Chỉ thu tiền khi có yêu cầu và chứng từ hợp lệ của Công ty.

• Kiểm đếm, bảo quản và bàn giao đầy đủ số tiền đã thu cho Kế toán.

• Không tự ý giữ tiền, sử dụng tiền thu của khách hàng hoặc thay đổi nội dung chứng từ.

• Chịu trách nhiệm nếu làm thất lạc hàng hóa, tiền hoặc chứng từ do lỗi chủ quan.

3.4. Quản lý phương tiện giao hàng

• Kiểm tra phương tiện trước khi sử dụng: nhiên liệu, lốp, phanh, đèn, còi và các điều kiện an toàn khác.

• Giữ gìn, vệ sinh và sử dụng phương tiện đúng mục đích.

• Theo dõi lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm và báo cáo khi phương tiện có hư hỏng.

• Tuân thủ pháp luật về giao thông và các quy định an toàn của Công ty.

• Không sử dụng phương tiện của Công ty vào việc riêng khi chưa được phép.

4. Nhiệm vụ bảo vệ chi nhánh

4.1. Bảo đảm an ninh, trật tự

• Trực bảo vệ theo thời gian và lịch làm việc được phân công.

• Quan sát, kiểm tra khu vực văn phòng, kho, cổng và khu vực để phương tiện.

• Chủ động phát hiện người lạ, hành vi bất thường hoặc nguy cơ mất an toàn.

• Ngăn ngừa trộm cắp, phá hoại, gây rối và các hành vi ảnh hưởng đến hoạt động của chi nhánh.

• Báo cáo ngay cho Giám đốc Chi nhánh khi xảy ra sự cố an ninh.

• Liên hệ cơ quan chức năng trong trường hợp khẩn cấp theo chỉ đạo hoặc quy trình của Công ty.

4.2. Kiểm soát người và phương tiện ra vào

• Hướng dẫn khách đến liên hệ công việc đúng bộ phận.

• Ghi nhận thông tin khách, nhà cung cấp và người giao nhận hàng khi cần thiết.

• Không cho người không có nhiệm vụ tự ý vào kho thuốc, phòng làm việc hoặc khu vực hạn chế.

• Kiểm tra việc mang tài sản, hàng hóa và thiết bị ra khỏi chi nhánh.

• Chỉ cho phép đưa tài sản hoặc hàng hóa ra ngoài khi có phiếu xuất, giấy điều chuyển hoặc xác nhận của người có thẩm quyền.

• Sắp xếp phương tiện đúng vị trí, bảo đảm lối đi và lối thoát hiểm thông thoáng.

4.3. Kiểm tra cuối ngày

• Kiểm tra cửa ra vào, cửa sổ, khóa kho và các khu vực được phân công.

• Kiểm tra điện, nước, máy lạnh, thiết bị văn phòng và các nguy cơ cháy nổ.

• Bật hoặc tắt hệ thống chiếu sáng, báo động và thiết bị an ninh theo quy định.

• Ghi nhận đầy đủ tình trạng ca trực và các sự việc phát sinh.

• Bàn giao rõ ràng cho người trực tiếp theo hoặc người có trách nhiệm.

4.4. Phòng cháy chữa cháy và xử lý sự cố

• Nắm rõ vị trí bình chữa cháy, lối thoát hiểm, cầu dao điện và số điện thoại khẩn cấp.

• Kiểm tra tình trạng bên ngoài của các phương tiện phòng cháy chữa cháy.

• Không để vật cản tại lối thoát hiểm và khu vực đặt thiết bị chữa cháy.

• Báo ngay khi phát hiện khói, mùi khét, rò rỉ điện, nước hoặc dấu hiệu mất an toàn.

• Thực hiện biện pháp xử lý ban đầu trong phạm vi đã được đào tạo.

• Tham gia các buổi tập huấn phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động của Công ty.

5. Công việc hỗ trợ tại chi nhánh

• Hỗ trợ bốc xếp, di chuyển và sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn của Thủ kho.

• Không tự ý sắp xếp, xuất nhập hoặc thay đổi vị trí thuốc khi chưa có yêu cầu.

• Hỗ trợ chuyển thư từ, hồ sơ và vật dụng giữa các bộ phận.

• Giữ vệ sinh khu vực bảo vệ, khu vực giao nhận và phương tiện được giao.

• Hỗ trợ các công việc hành chính phù hợp khác theo phân công của Giám đốc Chi nhánh.

6. Nguyên tắc ưu tiên khi kiêm nhiệm

• Lịch giao hàng phải được người quản lý phê duyệt và bố trí người thay thế nhiệm vụ bảo vệ trong thời gian nhân viên ra ngoài.

• Không được để chi nhánh hoặc kho thuốc không có người kiểm soát chỉ để thực hiện giao hàng.

• Khi có đơn hàng khẩn và sự cố an ninh xảy ra cùng lúc, phải báo cáo người quản lý để quyết định thứ tự ưu tiên.

• Hai nhiệm vụ phải được ghi nhận bằng lịch giao hàng và sổ trực để tránh bỏ sót trách nhiệm.

• Nhân viên không tự ý rời vị trí trực nếu chưa bàn giao hoặc chưa được người quản lý đồng ý.

7. Quyền hạn

• Từ chối nhận giao hàng khi hàng hóa, bao bì hoặc chứng từ không khớp và yêu cầu kiểm tra lại.

• Từ chối giao hàng cho người không có thẩm quyền nhận.

• Yêu cầu khách ra vào chi nhánh thực hiện đúng nội quy.

• Ngăn chặn người, phương tiện hoặc tài sản ra vào trái quy định.

• Yêu cầu bộ phận liên quan hỗ trợ khi hàng hóa có khối lượng lớn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt.

• Báo cáo và đề xuất sửa chữa phương tiện, khóa cửa, camera, đèn chiếu sáng hoặc thiết bị an ninh bị hư hỏng.

8. Chỉ số đánh giá công việc

9. Yêu cầu đối với người đảm nhiệm

• Có sức khỏe tốt, trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm.

• Có giấy phép lái xe phù hợp với phương tiện được giao.

• Có kinh nghiệm giao nhận hàng hóa; ưu tiên từng giao hàng cho bệnh viện, nhà thuốc hoặc công ty dược.

• Hiểu nguyên tắc cơ bản về bảo quản và vận chuyển thuốc.

• Biết kiểm tra, đối chiếu hàng hóa và chứng từ giao nhận.

• Có khả năng giao tiếp lịch sự với khách hàng và nhân viên bệnh viện.

• Có ý thức bảo vệ tài sản, giữ gìn bí mật và tuân thủ nội quy.

• Ưu tiên người đã được huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ, phòng cháy chữa cháy và sơ cứu cơ bản.

• Có thể làm ngoài giờ hoặc xử lý giao hàng khẩn khi được phân công.

10. Các hành vi không được phép

• Tự ý sử dụng, tráo đổi, mở bao bì hoặc làm thay đổi tình trạng hàng hóa.

• Giao hàng cho người không có trách nhiệm hoặc giao sai địa chỉ.

• Làm giả chữ ký, sửa chữa chứng từ hoặc xác nhận thay khách hàng.

• Tự ý thu tiền, giữ tiền hoặc vay mượn tiền của khách hàng.

• Tiết lộ thông tin về giá bán, khách hàng, hàng hóa, công nợ hoặc hoạt động nội bộ.

• Cho người lạ vào kho hoặc khu vực hạn chế khi chưa được phép.

• Uống rượu bia, sử dụng chất kích thích trong thời gian làm việc.

• Tự ý rời ca trực, ngủ trong ca hoặc bỏ vị trí không có người thay thế.

• Sử dụng phương tiện, tài sản của Công ty vào mục đích cá nhân khi chưa được phê duyệt.

11. Trách nhiệm chung

Nhân viên Giao hàng kiêm Bảo vệ chịu trách nhiệm về hàng hóa, chứng từ, tiền và phương tiện được giao; đồng thời chịu trách nhiệm bảo đảm an ninh, kiểm soát tài sản và thực hiện đầy đủ ca trực. Mọi thất thoát, hư hỏng, sai lệch hoặc sự cố phải được báo cáo ngay cho người quản lý, không được che giấu hoặc tự ý xử lý.