Nhân viên Lễ tân

1.      Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm:

-          Trực điện thoại/Hotline, trực quầy lễ tân hướng dẫn khách tới công ty liên hệ các phòng ban:

+        Nhận và chuyển cuộc gọi đúng bộ phận

+        Hướng dẫn khách tới công ty liên hệ công tác đúng quy định

-          Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị phòng họp ngăn nắp, đẹp, phù hợp với nội dung chương trình buổi họp với công ty nước ngoài, trong nước từ các bộ phận/ phòng ban

-          Nhận và trả trình ký theo khung giờ quy định (3 lần/ 1 ngày), không làm thất lạc trình ký

-          Nhận thư và gửi thư:

+        Tiếp nhận các loại thư từ, bưu kiện, grab… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.

+        Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.

+        Thực hiện việc gửi thư từ… cho các đơn vị bên ngoài

+        Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ hàng tháng.

-          Kiểm soát và thanh quyết toán các chi phí văn phòng: điện, nước, chi phí gửi thư, internet…

-          Đặt hoa tặng các đối tác/ các sự kiện công ty theo quy định

-          Chuẩn bị VPP cho nhân sự mới

-          Tiếp nhận thông tin và thực hiện theo quy chế các quyền lợi cho nhân viên như thai sản, hiếu, hỉ, tang chế

-          Cập nhật các thông tin thay đổi tài xế, xe cho đơn vị giám sát hành trình

-          Theo dõi các gia hạn định kỳ liên quan đến các xe công ty (bảo hiểm, phù hiệu…), nhắc các bộ phận liên quan phối hợp gia hạn

-          Phối hợp tổ chức các chương trình du lịch hàng năm, các sự kiện công ty

-          Tổng hợp nhu cầu mua văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm chuyển nhân viên hành chính mua, thực hiện cấp phát VPP theo danh sách dự trù

-          Thực hiện in ấn, scan, photo các tài liệu theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp

-          Gửi các email thông báo của P.HCNS theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp

-          Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp

-          Các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp

1.      Các yêu cầu của vị trí:

Trình độ, kiến thức:

-          Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên

Kỹ năng:

-          Làm việc nhóm

-          Kỹ năng tin học văn phòng

-          Kỹ năng giao tiếp

 Kinh nghiệm:

-          Có ít nhất từ 1 năm kinh nghiệm

Phẩm chất:

-          Có tinh thần trách nhiệm, chịu khó, năng động